Офис без хартия
Ефектите от пандемията показаха колко е важно компаниите да се позиционират дигитално. Това също означава, че служителите имат възможност да работят гъвкаво и мобилно. Сега е и добър момент да намалим разхода на хартия и да погледнем към почти изцяло дигиталния трансфер на документи. Офис без хартия е напълно възможен. Този процес ще улеснява работата от вкъщи, ще позволява по-голяма ефективност, може дори да помогне за спестяване на разходи.
Изпълнението на проект „офис без хартия“ трябва да се осъществява отгоре надолу в йерархията във фирмата и изисква подходящите инструменти.
Смята се, че около 3% от бизнес приходите се изразходват само за печат на документи. Разходите за самата хартия, както и за съхранението не са включени в тази цифра. Към това се добавят и косвените разходи, възникващи от служителите, които извършват непродуктивна работа с хартиени документи. Или един вид – разхищение на хартия. Случвало се е и при вас, сигурен съм, да получавате или изпращате документи с няколко изречения само на цял лист. Това може да се прави и дигитално, с електронен подпис например.
Хартиените документи също представляват риск за сигурността. Например поверителните документи или аналоговите пароли могат да бъдат преглеждани от много служители, които да имат свободен достъп до личните данни на колегите или клиентите си.
С дигиталното съхранение на документи обаче, може да се контролира кои служители да имат достъп и до кои файлове.
Погледнато от екологична гледна точка, за производството на хартия се консумира огромно количество дървен материал. За пример мога да дам една статистика, на която скоро попаднах – за един килограм хартия са необходими над два килограма дървесина, а за един лист формат А4 се изразходва десет литра вода. Освен това печатането причинява милиарди фини прахови частици, които не само са вредни за околната среда, но и могат да навредят на здравето на служителите.